當(dāng)前位置：中國(guó)廣告人網(wǎng)站--->品牌營(yíng)銷欄目--->電子商務(wù)-->詳細(xì)內(nèi)容 新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：酒店管理的活力劑 作者：佚名 日期：2001-7-30 字體：[大] [中] [小]

傳統(tǒng)的酒店計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)主要包括前臺(tái)管理系統(tǒng)和后臺(tái)管理系統(tǒng)兩大部分，基本涵蓋了酒店主要業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)對(duì)客服務(wù)和進(jìn)行財(cái)務(wù)核算所需要的各個(gè)功能。它對(duì)酒店提高服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理起到了重要的作用。但是，隨著酒店業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，酒店之間客源的爭(zhēng)奪越來越激烈，客房銷售的利潤(rùn)空間越來越小，酒店需要使用更有效的信息化手段，拓展經(jīng)營(yíng)空間，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高管理和決策效率。而傳統(tǒng)的酒店管理系統(tǒng)僅以加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理為主線的設(shè)計(jì)理念，無法滿足酒店全面信息化管理的需要。因此，必須引入開放的酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），作為酒店全面信息化管理的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各種信息的高度共享和合理流動(dòng)，全面提高酒店的競(jìng)爭(zhēng)力和管理水平。
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br> 　　酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的組成
　　酒店在勞動(dòng)密集型的服務(wù)性企業(yè)中較早應(yīng)用了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。但這些系統(tǒng)一方面各自獨(dú)立運(yùn)行，數(shù)據(jù)無法共享交流，存在著條塊分割的現(xiàn)象；另一方面，由于整個(gè)系統(tǒng)無法包括酒店管理中的所有業(yè)務(wù)，信息存在許多不完整性，制約了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功效的發(fā)揮。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一直是IT建設(shè)的重點(diǎn)；同時(shí)，由于辦公自動(dòng)化具有涉及信息量大、復(fù)雜，涉及崗位、人員眾多，處理流程煩瑣、多變等特點(diǎn)，而成為IT建設(shè)的難點(diǎn)之一。

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用已有多年的歷史。我們看到，目前應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的行業(yè)多是一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要作為這些單位的公文處理系統(tǒng)在使用，以提高機(jī)關(guān)單位的辦公效率。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用并不多見，原因就在于，企業(yè)是以贏利為最終目標(biāo)的，信息化建設(shè)必須服從和服務(wù)于這個(gè)目標(biāo)。因此，在企業(yè)中建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，就不能簡(jiǎn)單地照搬機(jī)關(guān)事業(yè)單位的做法，而應(yīng)將企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建成一個(gè)為企業(yè)全面信息化管理服務(wù)的平臺(tái)。具體到酒店行業(yè)，這樣的平臺(tái)應(yīng)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

　　1、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能具有多樣性
　　酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所具有的特性，要求它至少應(yīng)包括以下的功能：

　　·辦公管理：包括公文管理，檔案管理，E-office，會(huì)議管理，日程安排，活動(dòng)安排，工作流程控制等；

　　·內(nèi)部業(yè)務(wù)管理：包括計(jì)劃管理，客戶管理，安全管理，質(zhì)量管理，工程、維修管理，車輛管理，洗滌管理，部門資產(chǎn)管理，培訓(xùn)管理，公務(wù)證照管理等；

　　·系統(tǒng)公共平臺(tái)：在這個(gè)平臺(tái)上，酒店各獨(dú)立的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)信息的高度共享和各類數(shù)據(jù)的分類、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析等功能；

　　·遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須具有開放性和互聯(lián)性的特點(diǎn)，支持經(jīng)理人員及決策者的異地遠(yuǎn)程辦公，支持集團(tuán)化酒店的異地信息共享。

　　2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是聯(lián)接其它各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的紐帶
　　酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）以加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)酒店內(nèi)外信息的高度共享和合理有序流動(dòng)為核心。通過對(duì)工作流的分析，將其它以核算為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來，利用電子郵件在各部門之間進(jìn)行聯(lián)系。在保證信息的安全性、一致性、及時(shí)性的基礎(chǔ)上，最終使信息在各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)之間安全、順暢地流動(dòng)，達(dá)到提高工作效率，優(yōu)化管理，節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本的目的。

　　3、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是整個(gè)信息系統(tǒng)的決策中心
　　通過酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所建立起來的開放性平臺(tái)，可以方便地查詢酒店前臺(tái)管理系統(tǒng)、后臺(tái)管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)特有的數(shù)據(jù)分類、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和處理，使酒店的管理人員和決策者能夠及時(shí)準(zhǔn)確地掌握酒店經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)的變化情況，為科學(xué)決策提供充分的依據(jù)。

　　實(shí)施酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要條件
　　酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于能夠顯著地提高工作效率，實(shí)現(xiàn)高度的信息共享和業(yè)務(wù)流程控制并具有很好的開放性和互聯(lián)性，因此受到酒店管理者的普遍關(guān)注。但是，我們也應(yīng)看到，酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)幾乎涵蓋了酒店業(yè)務(wù)流程的各個(gè)方面，它的實(shí)施將涉及到幾乎所有的酒店管理人員，是一項(xiàng)較大的系統(tǒng)工程。在具體實(shí)施方面必須具備以下的條件：

　　1、酒店領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視
　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從根本上來講，是一個(gè)以經(jīng)營(yíng)決策者為核心的應(yīng)用系統(tǒng)。為了保證信息交流渠道的暢通，為管理者提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息，就要求各個(gè)信息點(diǎn)必須嚴(yán)格按照辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)范進(jìn)行操作，不產(chǎn)生人為的失誤和阻礙。只有酒店領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并提出嚴(yán)格要求，形成制度，才能使酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，發(fā)揮出巨大作用。

　　2、酒店各部門間要密切配合
　　酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到各部門間的信息交流與共享，為各部門間的信息交流和業(yè)務(wù)流程控制提供了更方便、高效、嚴(yán)格的手段和方法，這就要求各部門間更加密切配合，適應(yīng)新的方式方法，特別是要拋棄一些固有的觀念和認(rèn)識(shí)，將有關(guān)的工作方法統(tǒng)一到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的要求上來，這樣才能保證酒店應(yīng)用系統(tǒng)的成功。

　　3、系統(tǒng)集成商要具備實(shí)力
　　參與酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的系統(tǒng)集成商，必須具備豐富的酒店業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和多年酒店業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。集成商所采用的酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最好是自行設(shè)計(jì)開發(fā)，具有自主的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。因?yàn)�，在OA系統(tǒng)的實(shí)施過程中，一方面是集成商將產(chǎn)品應(yīng)用到酒店中，幫助酒店以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行管理方法和管理手段的升級(jí)；另一方面，系統(tǒng)集成商也要根據(jù)本酒店的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)OA 系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以適應(yīng)本酒店個(gè)性化管理的需要。所以，在OA系統(tǒng)的實(shí)施過程中，酒店與系統(tǒng)集成商雙方是互動(dòng)的關(guān)系，OA系統(tǒng)應(yīng)用的成敗，更取決于系統(tǒng)集成商的實(shí)力。

　　中軟好泰公司開發(fā)酒店OA系統(tǒng)的體會(huì)
　　北京中軟好泰公司是開發(fā)酒店信息化系統(tǒng)的一支勁旅，于2000年初發(fā)布了我國(guó)第一套專為酒店設(shè)計(jì)開發(fā)的通用酒店辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

　　中軟酒店OA系統(tǒng)是一套基于Domino/Notes群件的系統(tǒng)，它利用了Domino/Notes強(qiáng)大的文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、工作流控制、Web應(yīng)用功能等，提供了完整、強(qiáng)勁的辦公自動(dòng)化管理和信息服務(wù)等功能。將基于工作流的業(yè)務(wù)系統(tǒng)貫穿于管理的始終，使傳統(tǒng)的核算系統(tǒng)提升到管理信息系統(tǒng)的高度。中軟酒店OA系統(tǒng)推出后在酒店業(yè)界引起關(guān)注。釣魚臺(tái)國(guó)賓館、廣州東方賓館、河北世紀(jì)大飯店等飯店已先后購(gòu)買了該系統(tǒng)。

　　在開發(fā)、推廣酒店OA系統(tǒng)的過程中，我們有以下一些體會(huì)：系統(tǒng)集成商一定要充分理解用戶對(duì)酒店OA系統(tǒng)的需求，真正做到全心全意為用戶服務(wù)；OA系統(tǒng)必須具備良好的開放性和擴(kuò)充性，確保不同用戶的個(gè)性化要求能夠充分體現(xiàn)；酒店OA系統(tǒng)必須緊密結(jié)合用戶的業(yè)務(wù)，真正發(fā)揮其提高工作效率、降低運(yùn)營(yíng)成本、嚴(yán)格規(guī)范管理的目的，為用戶創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。系統(tǒng)集成商必須充分認(rèn)識(shí)到，酒店OA系統(tǒng)本身就是一個(gè)隨著社會(huì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步不斷發(fā)展的系統(tǒng)。只有不斷地完善其功能，豐富其內(nèi)容，才能不斷地為酒店用戶創(chuàng)造更大的價(jià)值。(韓剛)